ファイルを溜め込まないフォルダ管理方法「パソコンのファイル整理術」 | 32ARTS(サニーアーツ)

ファイルを溜め込まないフォルダ管理方法「パソコンのファイル整理術」

不要なファイルを溜め込まない管理方法「パソコンのファイル整理術」

画像、イラスト、フォト(写真)、動画などのファイルをパソコンでしっかり整理整頓、不要なファイルを溜め込まないコツ・整理術を紹介。「捨てるもの」「保管するもの」を明確にしルール化することで、無駄なストレージ消費を防ぎ、日常の作業からバックアップまで効率的かつ快適にファイル管理。

1)不要なファイルを溜め込まない管理方法

ここでは不要なファイルを溜め込まないをテーマに、じっくり時間をかけて構築した管理方法を私の環境下を例に具体的に紹介しています。長い目で見たら、きっと大きなメリットをたくさん感じてもらえる内容ですので最後までご覧いただけると幸いです。

なお、紹介する方法が誰にでも適用する方法とは思っていませんし、完成形とも思っていません。あくまでも一例と考え、参考・ヒントにしていただければ幸いです。

ノートパソコン電源コードとUSBの配線

「捨てるもの」「保管するもの」を明確にする

「もしものためにとりあえず保管しておこう」「後で整理しよう」。これではいつまで経っても整理はできません。そうしているうちに新しいファイルが次々に増え、結局整理なんてできずファイル管理が煩雑になったり、溜まったファイルでストレージを圧迫してしまいます。頭では分かっていても実行に移すことは難しいものです。

それならば、パソコン内に普段からファイルを溜め込まない環境を作ってしまおう!と考えました。

これを実現する上で一番のポイントは何でしょうか!?

それは…

「捨てるもの」「保管するもの」を明確にすること。

それも、

なるべく早い段階で仕分けできる管理システムを確立すること。

と考えます。

2)フォルダ構成の改善案

一般的なフォルダ管理といえば「業務」、「種類」、「品番」などでフォルダ分けし管理するのが定石。これをベースに「捨てるもの」「保管するもの」を明確化できるフォルダ構成に改善する。

作業前・中と作業後のファイルをフォルダで分ける

「作業前・作業中フォルダ」、「管理フォルダ」の2つに分ける
(厳密には作業前、作業中、作業後に3つ分かれます)

作業前・中と作業後のファイルをフォルダで分ける

これらをしっかり分けて管理する仕組みをつくります。ここが今回の肝と言っていいくらい重要です。

また、作業やファイル管理が効率的且つスムーズ、ミスしにくい、分かりやすいなど、これまでの経験を元に、不便に感じている点なども考慮しながら十分時間をかけ検討しておきたいところです。

4つの条件

ここでは私がメインで使用しているMac miniの管理を例に紹介します。なお、この管理方法には以下の4つの条件を設定し行っております。

Dellモニター背面「U3219Q 31.5インチ 4K HDR USBーC / IPS」

  1. iCloud(クラウドサービス)を活用しMac mini / iPad Air / PC 間でデータ共有しデバイスが変わっても作業できるようにする(できるだけ低予算で)
  2. データのミニマル化
  3. 作業の効率化
  4. フォルダ名の改善(ルール化)

3)「Mac/外付けSSD」「iCloud Drive」のフォルダ構成

iPad Airでもブログ記事の執筆や写真編集・加工、ウェブ制作をしたい(屋内、外出先でも場所を選ばず)という目的もあり、iCloud(クラウドサービス)を活用しMac mini / iPad Air / PC 間でデータ共有しデバイスが変わっても作業できるようにする(できるだけ低予算で)という条件でフォルダ構成を考えました。
※ Mac miniには外付けSSDを接続。クラウドサービスはiCloud Drive(50GB/月額130円)

iPad用サンワダイレクト スマホ・タブレット用 アルミスタンド 折りたたみ式 設置例前面側

なお、ビフォーアフターで紹介できれば良かったのですが、対策前の構成をスクショするのを忘れてしまって申し訳ない。対策前は一般的にされているような「業務」「種類」「品番」などで管理していましたので、さらに整理整頓し直し、それをベースに「作業前・作業中フォルダ」、「管理フォルダ」を加え、再構築しています。

全体のフォルダ構成-対策後

基本的にMac mini本体及び外付けSSDでファイル管理しており、iCloud Driveには、作業前のファイル(1週間以内に編集等で使用するファイル)や編集中のファイルを保管する場所としています。これによりiPad Airなど途中でデバイスが変わっても常に最新のファイルを編集することが可能となっています。

Mac / 外付けSSD、iCloud Driveの対策後メインフォルダ構成

iCloud Driveのフォルダ構成-対策後

iCloud Drive内には、一部ツールを除き、作業前のファイル(1週間以内に編集等で使用するファイル)や編集中のファイルしか保管しないというルールを決めていますので、業務や作業が完結した時点で、そのファイル類は保管が必要なファイルのみMac側へ保存し、不要なファイルはその時点でiCloud Drive内から削除します。これによりiCloud内のファイルを必要以上に溜め込むことがなくなりますので、必要最小限のストレージで運用が可能となり月々の料金も安く抑えることができます。

iCloud Driveのフォルダ構成-対策後

何となく気づいた方もいるかもしれませんが…、そうなんです!iCloud Driveを作業デスクの役割として使用しているのです。デスクワークでイメージしていただければ分かりやすいと思います。近々に作業する資料やデータだげを作業デスクに置き、直ぐに仕事に取り掛かれるようにしておきます。作業が終われば、まとめた資料を収納庫(Mac側のストレージ)に保管(いつでもさっと取り出せるように整頓)します。

また、作業デスクには作業に必要なもの、効率を上げるツールなどもサッと取り出せるように準備しておくと良いです。私の場合、頻繁に使うメール定型文やテンプレートなどをどのデバイスでもすぐに取り出せるようにiCloudに置いています。

このように作業デスクをイメージした環境を構築することにより、次にやるべきことも明確になり仕事の進捗状況の把握もしやすくなります。業務の見える化にもつながり仕事の効率UPにも貢献するという嬉しい誤算もありました。

Macのフォルダ構成(外付けSSDのフォルダ含む)-対策後

ここでは主要ファイルの「ウェブサイト、ピクチャ(写真)、ムービー(動画)」の3つのフォルダ管理について紹介します。

ウェブサイトフォルダ

ウェブサイトやブログ関連のファイルを保管するフォルダ。ここは日々、サイト更新で掲載している写真やイラストなどの画像データ(jpeg/png/gif等)を中心に、サイト制作時のテーマやデータ、定期バックアップデータ等が保管されているウェブサイト関連の保管庫です。ウェブサイト更新作業はiCloud Drive上で編集後、掲載済みの画像データ(jpeg/png/gif等)のみを整理しこちらへ保管するようにしており、元画像やフォトショップデータなどは保管せずに削除しています。
以前は万が一のため削除せずに残していましたがストレージの圧迫や作業効率低下の要因の一つにもなっていたので、今回の管理方法の導入に伴いサイト掲載が完了した時点で削除を基本とするように改善。

Mac / 外付けSSDのウェブ、ブログ関連フォルダ構成-対策後

ちなみにウェブサイトに掲載するために書き出した画像データ(jpeg/png/gif等)は、最適な画像の大きさに縮小し、また読み込み速度を上げるために画質を落とさない程度の圧縮も行っておりますので、ファイルサイズ(容量)も比較的少なくストレージの負担は最小限とですみます。詳しく知りたい方は写真「画像圧縮」ファイルサイズ圧縮率と劣化を比較検証…最適な圧縮率は?をご覧ください。また圧縮機能も備わったPhotoshopやAffinty Photoなどの編集ソフトをお持ちでない方は、無料で使える圧縮ソフトも超簡単!インストール不要!画像をリサイズ・圧縮できる無料ソフト「Bulk Resize Photos」で紹介してありますのでご覧ください。

ここで紹介しているウェブやブログフォルダ内の画像ファイルは、今後もどんどん増え、次第に大量のファイルで埋め尽くされ目視でファイルを探すのも大変になり作業効率も下がってしまいます。この様に、次々に増え続けるファイル群を管理する場合に「フォルダーをナンバー(No.)分けし管理する」オススメの方法があります。詳しくはフォルダ管理で変わる!パソコン作業とバックアップが楽になるファイル整理術で説明しておりますのでご覧ください。

ピクチャ(写真)フォルダ

カメラで撮影した写真等を管理するフォルダ。jpeg以外にもRAW撮影も行うためレタッチ&RAW現像の作業は基本ここで行っています。「ピクチャ」フォルダの下には「一時保管ピクチャ」と「保管用ピクチャ」の二つのフォルダに分けて管理しています。「一時保管ピクチャ」には撮影した写真やRAWファイル、そしてRAWファイルをレタッチし現像したファイルを保管する場所となっています。写真のほとんどはウェブサイトやブログなどで使用していますが、ウェブ掲載が完了したり、その役目を終えた時点で編集済みの保管用ファイルを除き基本的に削除するようにしています。

Mac / 外付けSSDの写真(フォト)一時保管フォルダ構成-対策後

「保管用ピクチャ」には、今後も使用する可能性のあるファイルや保存版(コレクション)として残しておきたい写真を保管するための収納フォルダとしています。

Mac / 外付けSSDの写真(フォト)保管用フォルダ構成-対策後

ここでついつい、消すのはもったいないと「保管用ピクチャ」にそのまま保管してしまうとファイルが溜まってしまうので要注意!
自分なりのルールは決めておくと、とりあえず残しておこう…なんてことにはならず、その時々で削除・保管の判断がスパッとできるようになり、とりあえず保管…からのファイル溜めっぱなしということもなくなります。私の場合、以下の4つの全ての条件を満たしたファイルのみ「保管用ピクチャ」へ移動させ保管します。

  1. 厳選しレタッチ+現像したもの
  2. 再撮影が効かないもの
  3. ウェブサイト・ブログ以外の用途で使用する可能性があるもの(ウェブサイト・ブログ用は他のフォルダで保管管理している)
  4. 作品や思い出として残しておきたいもの

写真データのバックアップ方法について

私の場合、ほとんどの写真データを削除してしまうため(ウェブ、ブログ用で使用し編集後はウェブサイトのフォルダで管理しているため)、「保管用ピクチャ」内のファイル数も少なく、厳選し管理していますのでストレージ消費影響も今の時点では僅かなので、現時点では行っていませんが、写真データが毎年沢山溜まる場合にはさらにバックアップのことも考えたフォルダ管理を意識した方が良いです。

フォルダ名の付け方から、年々増え続ける写真データを上手に整理・バックアップするためのフォルダ管理について、フォルダ管理で変わる!パソコン作業とバックアップが楽になるファイル整理術で詳しく紹介しておりますので参考にご覧ください。

フォルダ名の先頭に番号を付け表示の順番を変える

よく使うフォルダやファイルを優先的に並べ表示させたいということがあるかと思いますが、パソコンではその様な便利機能はありません。表示順序を「名前」で設定し、フォルダ、ファイル名の先頭に番号「01、02」と付けることで、フォルダやファイルの表示順番を意図的に変えることが可能になります。前述の写真のフォルダ名の先頭に撮影日を入れて管理しているのも表示順番を意識しているためです。

フォルダ名の先頭に番号を付加し表示順番を変える

この先頭に番号つけるという方法は思い通りの順番に並び替えができ便利ですが、多用せずに、よく使うフォルダ・ファイルだけに限定することをお勧めします。その理由はフォルダやファイル名の先頭に番号を付け表示順番を自由に並べ替えする方法と注意点で詳しく紹介しています。こちらでは表示順番を自由に並べ替えする方法をより詳しく説明し、また使い方の注意点やデメリットまで紹介しています。

ムービー(動画)フォルダ

ムービーフォルダもピクチャ(写真)フォルダと基本的に管理の考え方は同じです。「一時保管ムービー」は、あくまでも編集完了し目的を達するまでのまでの一時的な保管場所とし、役目を終えた元動画は削除しています。動画の場合の保管ルールの条件はとして「編集し作品、または思い出として残しておきたいファイルのみ」「保管用ムービー」へ保管します。

Mac / 外付けSSDの画像(ムービー)一時保管フォルダ構成-対策後

4)最後に

ストレージそんなに必要?「パソコンのファイル整理術」で書いた記事から、試行錯誤し「不要なファイルを溜め込まない管理方法」へと行き着いたわけですが、あくまでも私の環境下で効果を実感できている内容となりますので、パソコンの環境によっては参考にならない場合もあります。ただ、ご紹介した基本的な考え方は何かしらのヒントになると考えます。これを良い機会と…実行に移して見てはいかがでしょう。大変な作業が待っているかもしれませんが、長い目で見たら、きっと大きなメリットをたくさん感じてもらえると思います。