ストレージそんなに必要?「パソコンのファイル整理術」 | 32ARTS(サニーアーツ)

ストレージそんなに必要?「パソコンのファイル整理術」

ストレージそんなに必要?「パソコンのファイル整理術」

フォト(写真)などの画像やテキスト、イラスト、音楽ファイル、ムービー(動画)などパソコンに溜まりに溜まったファイル…見て見ぬ振りをしていませんか?ストレージ増設したり、クラウドストレージをいつまでも増やし続けるだけでは余計な出費が増えるだけで問題は解決しません。この機会にパソコンのファイル整理術について考え整理してみましょう。

1)パソコンのファイル整理術について

「パソコンのファイル整理術」… きっかけはこんな些細な考えから始まりました。

ウェブ閲覧や動画視聴程度しか出番のなかったiPad Airをブログ記事の執筆や写真編集・加工、ウェブ制作にも活用したい、また屋内、外出先でも場所を選ばず使用できるようにしたい

iPad用にお勧めmac Magic Keyboard

この願望を実現するために、以下の3つをテーマとし実行してきました。このテーマのどれか1つでも興味のある方ならきっと参考・ヒントになることがあると思いますので是非ご覧いただけると幸いです。

  1. Mac mini / iPad Air / PC 間でデータ共有しデバイスが変わっても作業できるようにしたい(できるだけ低予算で)
  2. 煩雑になりつつあるファイル管理を見直したい
  3. データのミニマル化

断捨離やミニマリストなんて言葉を耳にすることも多くなっている昨今ですが、「パソコンのファイル整理」に関してはまだまだ行き届いていない方も少なくないのでは!?これはスマホも同じ。ひたすら撮影し満足したらそのまま放置状態、容量がなくなったらストレージの増設や容量を増やした機種に買い替えたり、googleフォト、ドライブなどのクラウドに放り込んでしまったり…。確かに一つの解決策ではありますがファイルは増え続け再びストレージを圧迫します。その度に増設し出費が増えるだけ。肥大化したファイル群は何がどこにあるのか?どんなデータがあるのか?管理できなくなってくることでしょう。ファイル名を把握していなければ検索機能も役に立ちません。そのうちやろう!時間ができたらやろう!なんて考えていたら、ますます手に負えない状態になります。ここに訪れたということは、そんな悩みを解決したいとの思いからではないでしょうか?増え続けるファイルの管理や整理について考え方そのものを見直していくチャンスと考え一歩踏み出してみましょう。

パソコン内のファイルの内容、量や管理方法は各々違いますので、ご覧の方すべてにこの方法が当てはまるということはありませんし正解はないと思っています。まだまだ改善することも出てくると思っていますが、きっと何かしらの参考&ヒントになることもあると思います。なお、ここでは私の環境下を例に具体的に行ってきたことを紹介していきますが、あくまでも一例と考え、自分のケースに置き換え読んでいただくと良いかと思います。

ストレージってそんなに必要!?

「iPad Air4をブログ記事の執筆やウェブ制作など仕事にも活用する」となると、撮影した写真や編集後の画像などのデータの保存場所をどうするか!?これを他に所有のしているMac miniやPCでも同様にデータ共有し作業の続きを他のデバイスに変えてもスムーズにできるようにすることが最終的な着地点です。一定の容量を消費しているデータ群ですので、ここが一番の課題と言えます。

M1 Mac mini 接続と拡張性 Thunderbolt / USB 4ポート

プラン1:SSD

手っ取り早いのはSSD、コンパクトで軽量なので携帯性も良く、転送スピードも申し分ありません。iPad Air4からはUSB-Cにも対応しているため、以下のポータブルSSDなども使用可能なのですぐにでも実現可能です。
※2TBを3枚所有しており、現在は欠かせない存在となっています。

場所もとらず便利なのは確かなのですが、毎回他のデバイスからSSDを外して繋ぐのもスマートでないし面倒に感じてしまうのは私だけでしょうか?。

プラン2:iCloud(クラウドサービス)

iCloud(クラウドサービス)も最近は価格が手頃になり「2TBで月々1,300円、200GB/400円、50GB/130円、5GB/無料」で利用できるようになり、複数のデバイスを所有しているものからすれば多くのファイルを手軽に共有できるということで、このサービスを利用する方向で検討し始める。

現在のファイル管理状況から考えると写真(JPEG,RAW)や編集した画像データから、200GBでは物足りない、2TBならば十分対応できそうでした。2TBで月々1,300円なら決して高い値段ではない。

とはいえ、年間で考えればそれなりの金額になるわけで、それなら所有しているSSDで…と貧乏性の余計な考えが浮かんでくる。

快適さを求めるのはいいが、

そもそもクラウドサービスで2TBもストレージが本当に必要なのか?

どう考えてもクラウドサービスが快適で利便性は圧倒的に良いので「プラン2」で行きたいとの答えはほぼ決まっているものの、もっとデータのミニマル化ができれば、少ない容量でクラウドサービスを利用できるのではないか?とパソコンのファイル管理の在り方そのものを見直す機会と考え取り組むことにしました。

あなたも似たような悩みや経験がありませんか? ファイルをどのように管理していくか?どのストレージで運用するのが良いか?あるいは色々試してみたがなかなか問題が解決できない。HDD、SSDやNASからクラウドサービスまでストレージの選択肢はありますが、クラウドサービスは毎月の支払いがある、SSDはまだまだ高価、HDDはいざというときに持ち出しがネック、NASは初期投資やセキュリティでの課題もある…。それぞれにメリット・デメリットがあるわけで、これらのストレージを自分の環境に合わせチョイスし効率的に活用したい。

IO DATA 外付けHDD 6TB/2TB BUFFALO USB3.0 BSH4A125U3BK

それにはストレージ増設だのクラウドサービス利用だのあれこれ考える前に、まずは仕事などの作業を快適に行うために本当に必要なストレージはどのくらいなのか?そもそも今あるファイルは本当必要なのか?捨てて(削除)いいものはないのか?まずはそんなことから改めて考え直し、最終的に

どんな環境にも対応できる自分にスタイルに合った管理術見つける

これこそが優先すべきことであり、それが結果的に最適なストレージ選びを明確にし、作業効率の改善や快適さ、管理コストの改善につながると考えます。

2)ファイル整理(断捨離)

まずはファイル整理から始めます。結局、家の整理と一緒です。

棚や収納庫を設けるのは最終手段

棚を増やす、倉庫の増築を考える前に、まずはいらないものを捨てる(整理する)ことから始める。パソコンならストレージ増設などの設備を拡大する前にファイルの整理「不要なものと、必要なものに分ける」、不要なものは捨てる(削除)・・・断捨離を行います。

パソコンのストレージ環境のミニマリストを目指すくらいの高いモチベーションで取り組んでみるとアイデアが浮かび、いい結果につながると思います。

ストレージ全体のファイルを把握

大まかで構いませんのでサッと目を通しながら、どんなファイルの種類やフォルダ管理しているか確認し把握します。

私の場合を例にご紹介します。

パソコン内のファイル構成「プラベート用:写真、動画、音楽 仕事用:写真、書類、ウェブ関連ファイル、外注関連ファイル」

  • プラベート用:写真、動画、音楽
  • 仕事用:写真、書類・ツール、ウェブ関連ファイル、外注関連ファイル

まずはストレージを圧迫しているものや手をつけやすそうなものなど、どこから進めていくか順番を決めます。

  • プラベート用:①写真、③動画、⑥音楽
  • 仕事用:②写真、⑤書類・ツール、④ウェブ関連ファイル、⑦外注関連ファイル

写真や動画などは、ファイルサイズが大きくストレージを圧迫しますので効果がでやすく、編集後に不要になった元ファイルをそのまま保管したままだったり、ピンボケや似たような構図のものが複数あるなど必要なもの不要なものを判断しやすいので先に手をつけると良いです。

1回目大まかな仕分け(捨てる)

まず最初は大まかな仕分けを行います。細々した部分はやっていると気が滅入りますし、全体像が見えてきません、結果も出にくくモチベーションが下がってしまいますので後にまわします。

ざっくりな感じでも大丈夫です。分かりやすく、これはいらないと判断しやすいところから始めてください。

なお、仕分けと言っても現実的には家の整理のようにいきません。パソコンの場合、仕分けするためのスペースを確保するのが難しかったり、スペースがあってもファイル移動やコピーに時間が掛かりますので、仕分けの際はいらないファイルは削除し「ゴミ箱」へ入れておきます。万が一の為、ゴミ箱の中はできるだけ空にせず、復旧できるようにしておくと良いかもしれません。

ちなみに私の場合、ファイルは普段から二台のストレージで同期してバックアップ管理しておりますので、同期をオフにし一台はそのままにしておくことで誤って大事なデータを削除しても大丈夫なようにしておきます。この場合はゴミ箱がある程度溜まったら空にする方が良いです。

バックアップ(同期)について、アプリや同期方法を詳しく知りたい方はこちら。
Macの場合:Macフォルダ間同期で楽々バックアップ無料アプリSmart Sync Liteの使い方
Windowsの場合:フォルダ間 同期で管理も楽々…外付けHDDハードディスク「I-O DATA」をパソコンに設置

いずれにしましても捨てる(削除)作業となりますので、普段からバックアップをされていない方は、これだけは削除したら困る!というような大事なファイルだけでもバックアップしておくことをお勧めします。くれぐれも良く確認しつつ、慎重に行ってください。(自己責任でお願いします)

2回目の仕分け(捨てる)

ある程度、不要なファイルの整理ができましたか?沢山あってかなりスッキリした方、あまり変わらないという方など様々だと思います。普段から整理せず溜めっぱなしなのにあまり変わらないという方は、いつか使うかもしれないなんて慎重になりすぎているかもしれません。それって本当に捨てて困るものですか?使う可能性っていつですか?今の考えのままでは整理は難しいかもしれません。

1回目で迷ったり、判断できずに保留にしたもの、仕分けに時間が掛かりそうな細々したものを同様に仕分け(捨てる)する作業を行います。この段階で1回目で「ゴミ箱」に溜めていたファイルを削除しても問題なければ空にするのもありかもしれません。ケースバイケースで判断してください。

100%を求めないでよい

ボリュームによっては、ここからはある程度の時間がかかる作業になってくると思いますので、何日かに分けて行うなど時間をかけても良いと思います。私もボリュームがそれにあったので、約8割を1週間、特に時間が掛かりそうな残り2割を1ヶ月かけて、空いた時間に整理しています。この2回目で100%を求める必要はありません。ファイル管理は継続的に行うものですし、他にも理由があります。ですので8割、9割くらいまでできればOKくらいの気持ちで大丈夫です。もちろん完璧にできるならそれでも構いませんが必要以上に時間をかけすぎる必要はないです。

現状の問題点や悩みを考える

1回目の作業で2回目はどのフォルダ、ファイルをやらないといけないかある程度把握できてきていると思います。今後のファイル管理をしやすくするため、作業を行いつつ、現状の問題点や悩みを考え、あればメモをとっておきます。

私の場合は以下のような問題点等がありました。

  • 撮影した写真や動画が何なのか?フォルダだけだは判断ができない(フォルダ名だけで内容が判断できるようにする)
  • ファイルによって編集前か編集後か判断しずらいものがある?
  • 頻繁に使うものとそうでないものが同居している
  • 関連性のあるファイルのまとめ方ができていない
  • 部分的だが、フォルダの分け方が一貫性に欠けるところが気になる
  • フォルダ名にも一貫性がない。できるだけルール化する
  • 保管するのが当たり前と考えていたファイル群だったが、万が一の場合にはあると助かるが、その確率はかなり低いファイルが存在する

3)ファイル整頓と管理

「作業を2回に分ける」  → 「2回目で100%を求めない」

一回でやってしまえばいいのに…。

わざわざ手間のかかることをさせてしまうようで申し訳ない。一見、非効率なことを勧めているのには理由があります。1回目はざっくりと大まかにやってもらうのは、全体像を把握しやすく、第一段階として短時間で結果を出せるということがあります。効果を実感できモチベーションを下げず目的を達成するためでもあります。これにより2回目となる、より細々した作業が正確かつスムーズに行うことができ、結果的には効率的な作業へつながると考えます。そしてもう一つがこれから紹介する内容です。

今後のファイル管理について考える

2回目で「現状の問題点や悩みを考え」ながら行ってほしいと言いましたが、今後のファイル管理をする上で「どのようにしたら普段からファイルを溜め込まず整理整頓できるか?」自分の管理方法見つけるための作業でもあると考えたからです。そのため2回目は一気にやろうと思わず、考える時間も作るためにゆっくり時間をかけてやるつもりで作業することをオススメします。早く済ませたいという気持ちは分かりますが、一旦整理整頓を行うと、後からもっといい方法があったのに…と思っても場合によっては大きな手間となったりします。今後のファイル管理までの流れを効率的に行うこと、先々のことを考えどのような管理をすれば、不必要なファイルをストレージにいつまでも溜め込むことなく管理できるか考える時間として2回目の作業に取り組んでください。

ファイル探しに無駄な時間をかけることもなくなり、余裕を持ったストレージ運用が可能なることでパソコンのパフォーマンスにもプラスになり結果的に仕事や作業の効率化につながります。パソコンを買い替えたり、HDDやSSDなどのストレージの増設やクラウドサービスを利用する際にどのくらい必要か悩むこともなく、また必要以上の投資をする必要もなくなり無駄な出費をカットすることにもつながります。コスト面点での効果もかなり高いと思います。他にも、バックアップも容易となりファイル管理に余計な時間や労力、投資をする必要がなくなります。必要以上のファイルを持たないということは身軽というこであり、コンパクトなSSDと最小限のクラウドサービスだけで管理することだって可能、フットワークも軽くなり場所やデバイスの制限を受けずに自由度の高い作業環境を生み出すことも可能となります。

外付けSUNDISKポータブルSSD をUSBでPCに接続した設置例

処分するか判断の難しいファイルについて

1、2回目で判断できず、必要性は低いものの先々のリスク面を考えて迷ってしまうようなファイルも出てくると思います。そのようなファイルは一旦保留にし、方向性が固まったところで判断すれば良いです。そのほうが正しい判断ができますし、削除してしまってからでは取り返しが付きません。私も今後のファイル管理と方針が明確になったことで判断できたファイルもありましたので、無理して早々に決断する必要もないかと思います。

ファイルを溜め込まない環境づくり

ここまでの作業はいかがでしたか?普段から意識してファイルの整理整頓をされていない方にとっては、かなり時間がかかり大変な作業になったのではないでしょうか?時間も勿体無いし、できることならこのような作業は2度としたくないですよね。

いらないファイルを削除したり、分かりやすくフォルダ分けを行い整理整頓することだけが目的ではありません。

ここで一番お伝えしたかったのは、
普段から「不要なファイルを溜め込まない環境構築」を実現すること。

例えば、撮影した写真や画像はとりあえず、入れておく、編集後も万が一のため元画像もとりあえずそのまま置いておく…。ストレージに余裕はあるし、そのうちやればいい。普段からこんな感じの管理をされている方、少なくないですよね。私もその一人でした。

編集している当時は、一つ一つのデータも細かく把握している瞬間があった思いますが、この瞬間こそが一番、取捨選択が的確に素早くできるタイミング。溜め込めば溜め込むほどその記憶も薄れ、データも増えてしまうため労力もかかってしまいます。ファイル管理は「業務」、「種類」、「品番」などのグループ分けだけでなく、捨てるもの、保管するものを明確にし、なるべく早い段階で仕分けできるシステムを確立することが重要と考えます。

では、どのうよなファイル管理をすれば、そのような理想的な環境を作り出せるのか考えてみました。これはあくまでも私の考えですが、大きく分けて

作業前・作業中フォルダ、管理フォルダを2つに分ける
(厳密には作業前、作業中、作業後に3つ分かれます)

これらをしっかり分けて管理する仕組みを作るということです。もちろん、作業前・作業中フォルダ、管理フォルダにプラスしてより管理しやすいように「業務」、「種類」、「品番」などさらにグループ分け等が必要になってきます。

作業前・作業中フォルダ(一時保管)、管理フォルダ(保管用)を2つに分ける

デスクワークをイメージする

デスクワークの場合に例えて考えてみると分かりやすいと思います。テーブルには作業中のファイルだけが目の前にあるべきです。それ以外は作業には不要であり、効率を下げる原因になります。さらに仕事をより効率的に行うために必要なツールを準備しサッと取り出せるように配置しておくというのもよい。「作業前のデータや資料も項目ごとに分かりやすいように振り分けておく」ことにより次にやらなければならないことも明確になります。作業を終えたファイルは、必要な時にサッと取り出せるようにまとめてファイリングし保管庫に収納する。この際に作業に使った資料やデータは不要となるものも少なくないと思います。この時点でそのまま放置しておかず、この時点で処分します。

PCデスク設置イメージ北欧デザイナーズ木製チェア「PP503 The Chair / ハンス・J・ウェグナー」

なんとなくイメージできてきたのではないでしょうか?それぞれの仕事内容や趣味、目的に応じてその管理の仕方は変わるかもしれませんが根本的なところだけ抑えてしまえばあとは、自分の作業&管理しやすい環境に合わせていくだけです。

ファイル管理・作業内容の具体的な構成はファイルを溜め込まないフォルダ管理方法「パソコンのファイル整理術」をご覧ください。

4)ストレージ選び、環境づくり

ここまでくると、ある程度先を見越したストレージ選び、環境づくりの構想も見えてくるようになってきます。ファイル共有やバックアップなど、快適かつストレスのない作業環境の構築も現実的になってきます。

参考になるか分かりませんが、現在のストレージ構成をご紹介します。

ストレージ構成と改善後の効果を検証

Before

  • M1 Mac mini本体SSD:500GB
  • 外付けポータブルSSD:2TB 1台
  • 外付けHDD:6TB 2台
  • ※ iPad Air本体SSD:256GB
  • ※ Windows PC本体SSD:500GB

基本的にメインのパソコンとして使用しているのが「Mac mini」で、外付けストレージも常時これに接続した状態です。
バックアップも兼ねているため、「外付けポータブルSSD:2TB 1台」「外付けHDD:6TB 2台」の3台のストレージを使い、同じファイルが2台で保存できるように同期管理している。Mac mini本体は基本ファイルなどのデータは置いていない。

動画も撮影するため、ストレージの圧迫が膨大になっている。特に4K動画やRAW動画はヤバい。

iPad Air4、当初はウェブ閲覧や動画視聴のみでオーバースペック状態、これなら無印ipadの一番安い吊るしモデルで十分である。

Mac導入以前はメイン機であったWindows PCは現在、会計ソフトや外注資料作成など、Mac対応していないソフトがあるため使用(Macで全て完結できるといいのだが…悩ましい)。これらのデータのみ管理。

After

  • Mac本体SSD:500GB
  • 外付けポータブルSSD:2TB 1台
  • 外付けHDD:6TB 1台
  • iCloud:50GB(月々130円)
  • ※ iPad Air本体SSD:256GB
  • ※ Windows PC本体SSD:500GB

ストレージ消費の多い動画を除けば、ファイル整理後は「データ量は約200GB」となり、改善前にくらべ約80%減と大幅に減らすことができました。Mac本体SSD:500GBと外付けポータブルSSD:2TB 1台でバックアップ(同期)までできるようになっています。バカデカい4K動画のRAW動画の保管場所確保のため外付けHDD:6TBは今のところ外せませんが、先々はSSDだけで完結できるようにさらなる改善を目指したい。iCloud:50GBには作業前(予定)データおよび作業中のデータ、そして作業を快適に行うためのツールが保管されており、Mac mini、iPad Air、Windows PCのどのデバイスでもファイルへのアクセスを可能にした。

これにより「iPad Air4でブログ記事の執筆や写真編集・加工、ウェブ制作にも活用したい」という目標も、月々130円の低予算で達成することができた。ちなみにiPad Airのストレージに、ほとんどデータを保管しなくてもよい為、256GB増設は無駄だったかも!?今後、買い替えの際には予算を抑えられそう…。

ルール決めで一連の作業の流れをルーティン化

iCloudには、作業前+作業中の資料・データを置く場所とし、作業が完了した時点で不要なものは削除、保管しなければならない資料やデータは保管庫用としているMac本体、外付けポータブルSSDに保存するように改善。フォルダ管理はもちろんですが、このようにルールを決めることで一連の作業の流れをルーティン化できるため、不必要なファイルを溜めることなく常に整理整頓しながら作業が進められるようになります。さらに作業前、作業中、作業後のデータが一目で判断できるようになったことで業務の見える化につながり、次にやるべきこともより明確になった。また作業前に溜まってしまったデータをみると早く済ませてクリーンな状態にしておきたいというような心理も働き、重要だけど急を要しない業務などを後回しにすることなく業務の効率化にもプラスとなる嬉しい誤算もありました。

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5)ファイル圧縮でストレージを節約

さらにストレージ節約をしたい場合。

ブログやウェブサイトに使用する画像(png/gif/jpeg)を数多く使用・保管している場合、必要に応じ最適なサイズに縮小、圧縮し使用していると思いますが、これまで行ってこなかった方は「最適なサイズに縮小、圧縮」し使用することがファイル管理の上でもストレージ節約になります。とはいえ圧縮しすぎると画質劣化の影響を受けますので画質とファイルサイズのバランスの良いところを探し作成してください。詳しく知りたい方は写真「画像圧縮」ファイルサイズ圧縮率と劣化を比較検証…最適な圧縮率は?をご覧ください。また圧縮機能も備わったPhotoshopやAffinty Photoなどの編集ソフトをお持ちでない方は、無料で使える圧縮ソフトも超簡単!インストール不要!画像をリサイズ・圧縮できる無料ソフト「Bulk Resize Photos」で紹介してありますのでご覧ください。